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              科研經費審計中發現的五大問題

              作者: 發布時間:2024-03-11 09:45:37點擊:11


                   導讀:材料費是指在科研項目研究開發過程中消耗的各種原材料、輔助材料等低值易耗品的采購、裝卸、整理等費用,是科研經費的重要組成部分。在近些年的科研經費審計中發現,除研究類課題和部分技術類課題外,材料費所占比重非常大。因此,材料費在科研經費中至關重要,對項目單位而言,應當重視對材料費的管理和監督工作,對科研經費審計部門而言,材料費的審計結果影響到對整個項目審計評價的客觀性和準確性,必須重視材料費的審計工作。             

              一、科研經費中材料費的特點和審查難點



              科研項目研究過程中發生的材料費和產品生產過程中發生的材料費有很大不同,具體說來,有以下幾個方面:





              (一)消耗性較強


              為完成科研項目研究,需要經過試制、測試、試驗等環節,會消耗大量的原材料和輔助材料,而這些材料最終并不會體現在科研成果中,如何判斷這些“消耗材料”的真實性和合理性,是材料費審計的難點。





              (二)不確定性較強


              科研項目的研究具有不確定性,在項目研究過程中,常常會發現之前論證時提出的技術路線無法實現,需要變更技術路線,或者之前提出的方案無法滿足研究需要,需要增加部分材料費等,這時就無法單純依靠項目任務書中明確的材料費范圍進行審計,這是材料費審計的重點。





              (三)在一定范圍內具備通用性


              承擔科研項目的項目單位大多為科研事業單位和高校,這些單位本身也有其他的橫向課題或者經營業務,而原材料具備一定的通用性,在很多課題和產品中都會用到。





              (四)量少類雜,且多按項目管理


              科研項目研究不同于產品生產,其需要的種類多,數量少,且隨著研究工作的需要隨時采購隨時使用,計劃性較弱。同時,科研項目大多采用項目負責人制,材料的采購和使用由項目組成員負責,往往不通過項目單位的出入庫管理或者出入庫管理流于形式,因此給審計中材料費真實性的確認帶來了挑戰。





              (五)會計核算方法多樣


              承擔科研項目的項目單位有高等院校、科研事業單位、事業單位、企業等不同類型,其對材料費的核算方法不盡相同,有的采用個別計價法,有的采用預算成本法,有的采用分攤方式計入,在審計過程中需要了解項目單位的核算方法,并評估該方法是否能夠合理反映項目成本。





              (六)存在故意虛報的可能性


              在課題申報時,材料費作為一個“實費用”,因技術路線不確定,不容易被專家核減,特別是 12 號文出臺以后,事務費、管理費、人工費等費用的計列要以材料費、外協費等費用為基數,而外協費比例過高會引起較大關注,因此為支撐項目經費總規模,材料費很可能會被有些單位故意虛報。


              二、科研經費審計中材料費的常見問題



              由于科研經費中材料費的上述特點,同時結合近年的審計工作,材料費方面常見的問題主要有以下幾點:





              (一)列支無預算或超預算等不合理支出


              科研項目中普遍存在材料無預算或超預算開支的現象,例如:列支通用辦公用品、電腦、硬盤等的購置支出,或列支概算外不合理的材料購置支出。





              (二)會計核算不準確


              科研項目中某些材料費(如燃料動力費)采用分攤方式計入,但其分攤方式不準確,導致多計入項目成本。例如:某中科院單位燃料動力費未在項目組所有項目間進行分攤,導致 300 萬元左右的項目計入了100 萬元左右的燃料動力費;又如:某高校燃料動力費采用計提方式計入,無法提供分攤方法進行支撐。





              (三)預算編制不嚴謹


              有的科研項目材料費預算較高,實際發生較少,或材料費預算較低,但實際超支較多,都存在預算編制不嚴謹的問題。例如:某涂料項目總經費 2000 余萬元,材料費預算 400 余萬元,但實際項目單位并未購置材料費,而所需的材料費全部委托外協單位購置,這并非科研過程中由于研究需要發生的變更,而是項目單位在編制任務書時論證不充分。在實際執行時,由于材料費不由項目單位采購、管理,無法核實其發生的真實性,這反映了項目單位預算編制時不嚴謹的問題。





              (四)內部控制制度不健全或執行不到位


              在審計過程中,發現項目單位沒有建立嚴格的內部控制制度,有的雖然有嚴格的內部控制制度,但是制度沒有嚴格執行,流于形式,致使材料費采購監督不到位。例如:有的項目單位沒有出入庫制度,有的雖有出入庫審批手續,但實際上并未真正建立材料庫,入庫手續則是見發票就填寫虛假入庫單,內控制度形同虛設。





              (五)超量購置材料費,試圖擠占項目成本


              審計發現,部分項目列支超量材料費,而實際科研項目僅使用了其中的一部分,超出的部分未按照變價收入進行相應沖減,項目組試圖后續將其用于其它橫向課題,從而達到擠占項目成本的目的。


              三、科研經費審計中材料費出現問題的主要原因



              科研經費中材料費發現的問題,有的是無意觸犯,有的是有意為之,有的是項目單位整體問題,有的是個別項目組的管理問題,具體說來,主要有下面幾個方面:





              (一)項目單位不了解政策,無意擠占項目成本


              項目單位不熟悉科研經費管理的政策法規,無法準確區分管理費和材料費的列支內容,或不了解分攤方式等,導致無意間擠占了項目成本。例如:某些高校的項目組,有的可能全部是科研人員,有的可能雖然聘請了財務助理,但是由于其專業性不強,導致列支不合理支出、會計核算不準確等問題。





              (二)項目單位內控制度不完善,發生管理漏洞


              項目單位管理水平有限,內控制度不健全或者執行不到位,導致管理上的失誤。例如:材料費出入庫管理流于形式,或未嚴格把關材料費的入賬等。





              (三)個別項目單位存在僥幸心理,試圖擠占項目成本


              個別項目單位試圖用與項目無關的其他材料費支出擠占項目成本。例如:在編制預算時不嚴謹,超量編制材料費預算,或在項目執行過程中超量采購材料費,以及列支無預算或超預算等不合理支出等。


              四、加強科研項目材料費管理水平的對策建議






              (一)重視項目預算編制,加強科學性和合理性


              嚴格把關項目單位的預算編制,要求項目單位根據科研工作的需要,在預算說明書中科學合理列支所需材料的種類、數量,并指出各種材料與項目研究的關系和必要性,以及測算依據。





              (二)加強對項目單位的培訓,提升科研項目管理水平


              一是有針對性的定期組織政策文件的培訓,鼓勵有能力的項目組聘請專業的財務助理,提升項目單位會計核算水平;二是在審計工作中“以審代培”,針對發現的問題同項目單位進行深入的溝通,剖析發生的原因和解決措施,在審計過程中滲透專項培訓,力爭做到發現一個問題,解決一個問題。





              (三)重視內控制度和專家咨詢,完善材料費審計工作


              隨著 12 號文的出臺和國家“放、管、服”政策的要求,除事務費外其他項目經費之間可以進行調劑,項目單位調劑經費程序的合理性和調劑后費用支出的合理性成為了關注重點,而項目單位內控制度的健全性和執行情況直接關系著審計項目經理對上述兩項合理性的判斷,必須加強對項目單位內控制度的審查。





              (四)理清問題責任,加大處罰力度


              在審計過程中,針對材料費發現的問題,要剖析問題發生的原因和責任部門,并區分情況分別對待:對于項目單位政策掌握不到位的,加強對相關人員的培訓工作;對于內控制度不完善的,督促項目單位盡快整改,并建立內控整改清單,后續項目審計中重點關注;對于違規套取項目經費的,視情節惡劣程度采取追回相關經費、通報批評、停止撥款、取消一定年限申報課題資格和移交司法部門等處罰措施,加大處罰力度。


              通過提高管理的科學化、規范化和精細化管理水平,營造以人為本、公平競爭、充分激發科研人員創新熱情的良好環境,同時進一步提高國家科研經費使用的效率和效果。(作者單位:中國空間技術研究院遙感衛星總體部)


              - END -



              內容來源:審計經理人、徐風細語話會審、審計之家文章來源:中銀咨詢微信公眾號

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